İşimizle ilgili kurumsal mailler normal maillerimiz gibi değildir. Öncelikle daha resmi bir dille yazılmaları gerekmektedir. Bunun en önemli sebebi maili alacak kişiye saygınızı göstermek sayılabilir ancak resmiyeti gerektiren başka gerekçeler de olabilir.
* Kurumsal Maili alacak kişinin yazdığımızı anlamasını isteriz, daha da önemli olarak yanlış anlamasına mahal bırakmamak isteriz.
* Kurumsal maillerin projelerimizin ilerlemesine kolaylıklar sağlayacağını değerlendiririz.
* Bu mail resmi anlamda kullanılabilecek bir mail olabilir.
* Bu mail iş görüşmesi sürecinizin bir parçası olabilir.
İş İngilizcesiyle yazılacak kurumsal mailler genel olarak deyimlerin, sokak jargonunun, kısaltmaların kullanılmaktan kaçınıldığı maillerdir. Bu maili alacak kişinin anadili İngilizce olsa bile böyledir. İngiliz veya Amerikalı bir iş adamı da yine İngilizce anadili olan başka bir meslektaşına yazacağı iş mailinde sadece kendi bölgelerinde kullanılan jargonları kullanmaktan sakınırlar. Biz de maili yazarken kullanacağımız ifadelerin sadece kendi yaşadığımız yerde kullanılan bir jargon ifade olmadığına dikkat etmemiz gerekir.
İş İngilizcesiyle bir kurumsal email yazarken öncelikle iyi bir başlık seçmemiz gerekir. Bu başlıkta yapılacak işin nihai amacını veya nedenleriyle ve varsa miadıyla ilgili öz bilgi içeren bir başlık seçilmelidir.
Başlık seçimi çok önemlidir.
İyi bir başlık seçimi İş İngilizcesiyle yazacağınız emailin en önemli kısımlarından biridir. Maili alan kişide oluşacak olan ilk intiba bu başlığa bağlı olacaktır. Özellikle, sıklıkla email alan kişilerin, kendilerine gelen emaillerin önem sınıflandırılmasını nasıl yaptıklarını ve önem sırasını belirlerken neleri dikkate aldıklarını düşünelim. Unutmayın ki, siz bir e maili ciddi görünmediği için görmemezlikten geldiğiniz gibi başkaları da sizin yazdığınız emaili yine aynı gerekçelerle ihmal edebilir. Bu anlamda, email yazma süreciyle ilgili ne kadar bilinçli hareket edersek, o doğrultuda kazanım edineceğimizin farkında olmamız gerekir.
Dolayısıyla, argo kabul edilebilecek veya BRB,ASAP vb. kısaltmalardan kaçınmamız gerekir. Bunların yerine bütün kelimeleri sözlükteki anlamlarıyla ve tam olarak yazmayı tercih etmemiz gerekir. Başlığın ise kısa, öz ve amaca yönelik tutulması gerekir.
Uygulama Örneği
Aşağıdaki başlıklardan hangisi daha iş emailine uygun bir başlıktır? Hangisi daha kısa zamanda cevap alabilecek bir mail adresidir?
- Re: machine
- Re: part
- Re: part of machine
- Re: urgent part required for machine
Eğer c ve d şıklarının bir kurumsal mail için daha uygun olacağını düşünüyorsanız haklısınız. A ve B şıkları gayri resmidir ve biz bu tür mail başlıklarını arkadaşlarımıza veya ailemiz gibi yakın insanlara email yazarken kullanabiliriz.
İş emailiniz için kendi özgün başlığınızı yazdıktan sonra kendinize sorun: bu başlıkta size bir mail gelseydi acaba ne kadar dikkate alırdınız? Başkalarının sizin kurumsal mailinizi okurken dikkate alacağı kriterler, sizin başkalarından aldığınız emailleri okurken dikkate alacağınız kriterlerden çok farklı olamayacaktır.
Kurumsal Mail: Selamlama bölümü
Bir kurumsal maile başlamak zor değildir ve aslıda her defasında hemen hemen aynı cümleleri kullanabildiğiniz için kolay bir hadise haline gelir. Zaman içinde İngilizceye hâkimiyetiniz arttıkça alternatif selamlama cümlelerini de kullanabilirsiniz. Unutmayın, yazacağınız bu e mailin iş için kullanılacak resmi bir e mail olmasını istiyoruz ve dolayısıyla selamlama bölümünün de resmi görünmesini sağlamamız gerekir:
- Dear Sir, Dear Madam
- Uygunsa adlarını ve hitap için Mr, Mrs, Miss ifadelerini kullanın: Dear Mr. John, Dear Mrs. Derek
- Eğer e maili göndereceğiniz şahsın bir titri varsa hitap için soyadıyla birlikte kullanmak güzel olacaktır: Dear Dr. Derek , Dear Proffessor Brown
- Eğer e maili atacağınız spesifik kişiyi ismen bilmiyorsanız ancak e mailin ilgili makama ulaşmasını istiyorsanız: “To Whom it may concern”: (ilgili kişiye, makama vb. anlamında) ifadesini kullanabilirsiniz.
Çalıştığınız şirketin yapısına uygunsa ve daha samimi olduğunuz insanlara yazıyorsanız selamlama cümlenizde: Hi John (Merhaba John), Good Afternoon Derek (İyi günler Derek) vb. ifadeler de kullanabilirsiniz.
Kurumsal maile giriş:
Kurumsal mailinizin ilk cümlesi oluşturacağı intiba ve etki bakımından çok önemlidir. Burada bu mailin neden gönderildiğine dair bilgilendirme de bulunmalıdır.
Genelde yazdığımız alıcının bir şey yapmasına ihtiyaç duyarız ya da bir bilgi sunmamız gerekir. Bu anlamda giriş cümlesi olarak aşağıdaki cümleler işinize yarayabilir:
* I am writing this e mail to inform/ tell you that… (bu maili sizi şu konuda bilgilendirmek /ifade etmek amacıyla yazıyorum.)
* Regarding /As regards our last conversation, I would like to tell you… (son görüşmemizle ilgili olarak, şunu belirtmek isterim ki…)
* I am referring to your request / order/ e mail dated… (…. Tarihli talebiniz, siparişiniz, e mailinizle ilgili olarak …)
* Thank you for your email, and I am deligted to inform you that… (Emailiniz için teşekkür ederim ve size şunu ifade etmekten memnuniyet duyarım ki…)
* Referring our meeting the last day, I am happy to express that… (Geçenki toplantıyla ilgili olarak, şunu ifade etmekten mutluyum ki…
Başka neler olabilir?
* Unfortunately, I regret to tell you that ( Maalesef, üzülerek ifade etmek istiyorum ki…) Söylemek istediğiniz duruma göre cümlede geçen “tell” (söylemek) fiili yerine inform (bilgilendirmek), advise (önermek) vb. fiiller de kullanılabilir.
* I would like to thank you for your contribution to… ( ….katkın için teşekkürlerimi ifade etmek istiyorum)
* I am writing referring your order number XX and.. (XX numaralı siparişinizle ilgili olarak yazıyorum ve..)
* Here are the details of documents Mr. John requested from the company. (Mr. John’un şirketten talep ettiği doküman detayları şöyledir…)
* I enclosed the details that you requested. (Talebiniz olan detayları emaile ekledim.)
Bu cümleler arttırılabilir. Giriş cümlemiz sonrasında bu maili neden yazıdığımızı ve sonrasında ne beklediğimizi ifade etmemiz gerekir.
Email sonlandırmak için
Genelde resmi anlamda düşünebileceğimiz şirketle ilgili maillerimizde standart cümleler tercih edebiliriz. Aşağıya bu kapsamda dikkate alabileceğiz örnekler bıkakıyorum.
* Thank you for showing interest and I am looking forward to hearing from you soon. Please feel free to call me, /don’t hesistate to contact me/ on (cell phone number) or by email. (Gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederim ve kısa zamanda sizden dönüş bekliyorum. Bana şu numaradan ulaşabilirsiniz ya da mail atınız.)
* I would be happy to assist if you inquire any further information. (Daha fazla bilgiye ihtiyaç duymanız durumunda yardımcı olmak isterim.)
* I would like to thank you in advance for your attention. (Gösterdiğin dikkat için şimdiden teşekkür ederim…)
Resmi mailde Vedalaşma vakti:
Emailimizin en sonunda bir veda kelimesi kullanmamız güzel olacaktır. Saygınızı veya diğer duygularınızı kısa bir veda kelimesiyle ifade edip altına adınızı (Mr. John, Mrs. Caterine vb. şek ilde) yazmak üzere emailinizi bitirebilirsiniz. Bu veda kelimeleri / cümleleri de genelde standart olmakla birlikte farklı bir çok alternatifi de bulunabilir.
Birkaçını istifadenize sunuyorum.
- Regards,
- Best regards,
- Yours sincerely
- Yours truly,
- Best,
- All the best,
Kurumsal email yazımıyla ilgili bu kısa bilgilendirme yazısı umarım size yardımcı olur. İlginiz için teşekkürler.
YDS, YÖKDİL Hazırlık Telegram Kanalına ulaşmak için buraya tıklayınız.
ingilizce özel ders kartal, ingilizce özel ders İstanbul, online ingilizce özel ders, istanbul ingilizce özel ders, yds özel ders İstanbul, yökdil özel ders İstanbul